Verwaarloosde organisaties: ben je bereid er anders naar te kijken?
Een jaar of tien geleden is er veel geschreven over verwaarloosde organisaties. Dit was in de tijd dat ik begon als interim manager. In de afgelopen jaren heb ik regelmatig een opdracht uitgevoerd in zo’n verwaarloosde organisatie en het gaat mij elke keer weer aan het hart wat er gebeurt in zo’n organisatie, wat er gebeurd is en hoe er naar de medewerkers wordt gekeken.
Wat is een verwaarloosde organisatie?
Ik kies ervoor om de kenmerken van een verwaarloosde organisatie te beschrijven op de werkvloer en van daaruit een doorkijkje te nemen naar de hele organisatie.
Kenmerken van verwaarloosde organisaties hebben sterke paralellen met verwaarloosde kinderen, maar niet alleen de uiterlijk kenmerken, maar ook de achtergrond of de basis achter deze kenmerken kent deze overeenkomsten. Daarover straks meer.
Op de werkvloer zie je medewerkers die uitgeblust zijn, weinig energie hebben, er wordt veel geklaagd en gezeurd, zijn op zichzelf gericht of zijn onderdeel van onderlinge bondjes en hebben weinig verbinding met de organisatie en het management, maar zijn wel vaak betrokken bij cliënten waarvoor ze werken.
Dit laatste is vaak wat de meesten nog op de been houdt, overigens is het ziekteverzuim vaak hoog.
Veranderingen hebben geen kans van slagen, want er is geen teamgevoel en ze vinden elkaar niet.
In meer extreme gevallen viert roddel en achterklap hoogtij en worden sommige collega’s structureel genegeerd of ondermijnd.
Managers kunnen vaak geen vat krijgen op deze teams, krijgen het niet voor elkaar om het tij te keren en zijn heel vaak onderdeel van het probleem.
Samengevat is er een sfeer van onveiligheid en wantrouwen.
Als je verder kijkt in dergelijke organisaties komt die sfeer van onveiligheid breder terug zowel in de breedte als in de hiërarchische lijn. Vaak zie je overeenkomsten met de man slaat de vrouw, de vrouw slaat het kind en het kind trapt de hond. Zo ook in deze organisaties. Het hoger management bestuurt de organisatie op een manier waar weinig ruimte is, waar fouten worden afgestraft en veel gedaan wordt vanuit een ‘heilig moeten’ wat door het management is bedacht.
Deze manier van leidinggeven wordt dan verder doorgezet in de organisatie naar de werkvloer en ondersteunende afdelingen.
Hoe wordt er gekeken naar een verwaarloosd team?
Verwaarloosde afdelingen zijn de paria van een organisatie.
Niemand wil er werken, zij staan bekend als een afdeling waar je vooral niet wilt zijn. Management hebben ondanks al verschillende pogingen om alles in gareel te krijgen, zo’n team al opgegeven.
Vaak zijn er teamsessies geweest waar de medewerkers stevig zijn toegesproken, is er geïnvesteerd in teambuilding al dan niet gefaciliteerd door een externe en zijn er sommige mensen al uit het team geplaatst.
Maar niets lijkt te werken.
Wat in deze interventies ontbreekt, is dat er geen diepgaande analyse wordt gedaan op datgene wat er gebeurt en waarom het gebeurt, dat het kan gebeuren en dat het in stand blijft. Welke elementen zorgen hiervoor en wat houdt het in stand. Wat zijn de onderleggers van de patronen die een dergelijk team in de setting houdt zoals hij is.
Om een dergelijke analyse te doen, moet je wel bereid zijn anders en vooral onbevooroordeeld te onderzoeken en te kijken.
Analyse van een verwaarloosde organisatie
De kenmerken die ik zojuist beschreven van een verwaarloosde organisatie, zie je voor een gedeelte terug in het gedrag van mensen.
Om een goede analyse te kunnen maken, is het van belang dat je vooral luistert naar wat de mensen te vertellen te hebben. Ieder vanuit zijn eigen perspectief en beleving.
Dit zal in het begin niet makkelijk zijn, want het kan ook zijn dat er gepoogd wordt je te manipuleren. Het is dan ook jou om hier uit te blijven, dit te zien, maar er geen oordeel over te hebben. Blijkbaar is dit dan ook onderdeel van het geheel en geeft het wel inzicht in de patronen die er zijn.
Praat met alle medewerkers, geen één uitgezonderd, ook de stagiaire en uitzendkracht.
Haal je beelden ook op vanuit de organisatie hoe er naar deze afdeling gekeken wordt en wat daar de reden van is. Wat zegt het over het team, maar wat zegt het ook over de organisatie. Hierdoor krijg je een totaalbeeld.
Maar kijk zelf ook wat je ziet, verwonder je en neem dit ook mee in je analyse.
De uitkomst van de analyse en de paralellen tussen een verwaarloosde organisatie en verwaarloosde kinderen
Wat blijkt?
Hoe de patronen in een team en organisatie lopen, het gedrag wat medewerkers vertonen en de sfeer die er is, komt vaak voort uit een gebrek aan aandacht, oprechte interesse en een basis van vertrouwen.
Medewerkers voelen zich niet serieus genomen, voelen zich niet gehoord en geven aan dat als zaken niet goed lopen dat er afgestraft wordt.
Wat gebeurt er als een kind niet de veiligheid heeft om zich te ontwikkelen, als er een gebrek aan liefde en aandacht is, als het geen positieve bekrachtiging krijgt en ouders niet ingaan op de behoefte van een kind.
Dan ontbreekt het aan een goede basis waarop een kind zich op een gezonde manier kan ontwikkelen.
Een kind ontwikkelt zich dan anders dan een kind waar die basis er wel is. Een verwaarloosd kind zal extreem gedrag of juist passief gedrag gaan vertonen, heeft weinig vertrouwen in zijn omgeving en heeft vaak een laag zelfbeeld. Ze ervaren de wereld als chaotisch en angstig, wat ieder weer op zijn eigen manier verwerkt (agressief of passief).
Door het gedrag worden deze kinderen vaak gezien als moeilijk, niets lijkt hen iets te doen en zijn moeilijk tot door te dringen.
Zie je de overeenkomsten met de medewerkers die ik eerder beschreven heb?
Wat helpt om van een verwaarloosde organisatie een gezonde organisatie te maken?
Daar is in mijn optiek maar één antwoord op: de 3 R’s aangevuld met een heel veel L.
De 3 R’s komen uit de opvoedkunde van midden vorige eeuw, maar is in deze nog steeds een bewezen manier: Rust, Reinheid en Regelmaat.
In een team bedoel ik hier mee dat ook zij het geheel ervaren als onveilig en onvoorspelbaar, daarom is rust en regelmaat creëren een belangrijke eerste stap. Kijk wat je hierin als eerste kan doen, vaak zijn dit niet hele ingewikkelde dingen.
Een voorbeeld hierin die ik vaak toepas is dat ik elke week op een vast moment het team of organisatie informeer over de belangrijkste zaken van dat moment. Hiermee geef je de communicatie, die vaak gemist wordt, een vast en regelmatig moment. Mensen hoeven niet meer te bedenken dat ze informatie missen, want die staat in dat communicatiemomentje.
Rust kan je ook nog creëren door zaken te veranderen aan de werkomgeving, die vaak ook chaotisch is. Maar ook zorgen dat er voldoende bezetting is om het werk gedaan te krijgen.
En dan reinheid, wat een super ouderwets woord is, maar die je wel kan vertalen in iets wat het team nodig heeft. Reinheid staat ook voor zuiverheid en die kan je laten zien en expliciet maken in je bedoelingen. Dus dat jij zuiver bent in datgene wat je doet, helder en transparant bent en het beste voor hebt. Als je dit in gedrag en communicatie laat zien, zal dit een positief effect hebben op de organisatie.
En dan het belangrijkste de L van Liefde, wat ook staat voor oprechte aandacht en positieve bekrachtiging, waarmee je sfeer schept die veilig is.
Dit alles aangevuld met oprechte en transparante feedback en spiegeling over datgene wat je ziet, maakt dat je een betrouwbaar iemand bent en die een team kan raken op een goede manier.
Bovenstaande is iets wat je als manager doet in een team, maar waar ook een organisatie achter moet staan en wat in heel de organisatie doorgetrokken moet worden.
Als je met bovenstaande oprecht wil investeren in een team, zal je al snel de eerste resultaten merken, maar om een organisatie weer geheel gezond wil maken en terugval wil voorkomen, heeft dit wel een langere periode nodig.
Maar het is zeker de moeite waard, voor iedereen!
Met liefdevolle groet,
Monique Nollen